Việc lựa chọn phần mềm CRM phù hợp đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Trước khi quyết định, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu, ngân sách, khả năng mở rộng cũng như mức độ tương thích với hệ thống dữ liệu hiện có. Bên cạnh đó, yếu tố dễ sử dụng cho đội ngũ nhân sự và khả năng hỗ trợ di chuyển dữ liệu khi triển khai cũng là tiêu chí cần được ưu tiên hàng đầu.
Trong bài viết này, ByteSky sẽ giúp bạn khám phá chi tiết các yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm CRM 2026, đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp.
Xác định nhu cầu và mục tiêu kinh doanh
Việc đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng nhất, cần phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh và đáp ứng được nhu cầu của công ty, cả trong ngắn hạn và dài hạn, dưới đây là một số câu hỏi có thể đặt ra:
- Quy trình bán hàng có khó khăn nào không? Cần cải thiện ở bước nào?
- Doanh nghiệp có đang gặp khó khăn trong quá trình thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng không?
- Đội ngũ bán hàng của bạn đang gặp khó khăn gì trong quá trình thấu hiểu khách hàng không?
Chẳng hạn, một công ty lữ hành đang cần tổng hợp dữ liệu khách hàng để xây dựng các gói tour phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tượng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn CRM du lịch nhằm hỗ trợ thu thập, quản lý thông tin chi tiết của khách hàng, qua đó nâng cao trải nghiệm của du khách.
Đánh giá và lựa chọn các giải pháp
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm CRM với các tính năng và ưu đãi khác nhau. Mỗi phần mềm CRM sẽ có những tính năng và thế mạnh riêng như:
- Quản lý khách hàng
- Tự động hóa quy trình bán hàng
- Chăm sóc khách hàng đa kênh
- Phân tích dữ liệu…
Do đó, tuỳ theo mục đích và nhu cầu kinh doanh, lĩnh vực của doanh nghiệp, sẽ có phần mềm CRM phù hợp.
Để có phần mềm crm đúng, doanh nghiệp cần lập bảng danh sách các tính năng CRM cần có, và nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp phần mềm CRM trên thị trường. Đánh giá ưu và nhược điểm tính năng và uy tín của họ trong lĩnh vực này. Ưu tiên những nhà cung cấp có nhiều năm kinh nghiệm, hệ sinh thái đa dạng, và hỗ trợ khách hàng linh hoạt và chuyên nghiệp, an toàn bảo mật và khả năng mở rộng hệ thống theo quy mô doanh nghiệp.
Xem xét khả năng tích hợp và mở rộng
Phần mềm CRM tốt không chỉ giải quyết nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn cho mục đích lâu dài và khả năng mở rộng trong tương lai. Khi lựa chọn phần mềm CRM, doanh nghiệp cần cân nhắc và ưu tiên các CRM, nhà cung cấp cho phép nâng cấp gói sử dụng, tích hợp thêm các tính năng nâng cao trong trường hợp doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô và khách hàng.
CRM có thể tích hợp dễ dàng với các công cụ khác của doanh nghiệp đang sử dụng như: email marketing (Gmail, Outlook), website, chatbot, phần mềm kế toán, ERP hay hệ thống chăm sóc khách hàng. Khả năng tích hợp này sẽ giúp đồng bộ và liên thông dữ liệu, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình vận hành và chi phí lâu dài cho doanh nghiệp.
Tương thích với hệ sinh thái
Một điều quan trọng tiếp theo cần ghi nhớ khi triển khai CRM là hệ sinh thái SaaS hiện tại của doanh nghiệp. SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ) là một mô hình phân phối phần mềm hoặc dịch vụ. Trong đó nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ ứng dụng trên nền tảng đám mây và cung cấp chúng cho doanh nghiệp hoặc người dùng thông qua Internet.
Bạn hãy xem xét các phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng và đảm bảo rằng bất kỳ ứng dụng CRM cũng tương thích với nhau. Một cách tiếp cận để giải quyết vấn đề này là thông qua tích hợp. Rất nhiều phần mềm CRM có tích hợp với các ứng dụng khác thông qua tích hợp gốc hoặc qua ứng dụng kết nối bên thứ ba như Zapier. Đây là một công cụ trực tuyến giúp người dùng tự động hóa quy trình làm việc khi kết nối Trainerize với những ứng dụng web như: Gmail, Facebook, Dropbox, Slack,…
Ngoài ra, một cách chọn phần mềm CRM khác bạn có thể cân nhắc là mua CRM từ cùng một nhà cung cấp với các ứng dụng khác đang sử dụng nhưng phải phù hợp với hệ sinh thái. Điều này giúp tích hợp các chức năng của chúng dễ dàng hơn.
